SweetHive è una piattaforma Cloud di collaborazione che permette di rendere efficienti le organizzazioni attraverso i suoi alveari digitali (chiamati anche HIVE).

Che tipo di Organizzazioni?

Un'organizzazione è per definizione un gruppo di persone formalmente unite per raggiungere uno o più obiettivi comuni, che farebbero altrimenti fatica a raggiungere individualmente.

Alcune tipologie di organizzazioni sono per esempio aziende di qualsiasi dimensione, scuole, associazioni, reti, gruppi di interesse ma anche condomini, istituzioni ed enti.

SweetHive è adatta all'utilizzo in qualsiasi Organizzazione.

Perché SweetHive è più adatta alle Organizzazioni di altri sistemi?

La collaborazione tra le persone è basata sulla condivisione di dati ed informazioni e sulla effettiva capacità di interazione.
Ci sono sistemi diversi per condividere informazioni, i più comuni utilizzati dalle organizzazioni sono le mail e le chat collaborative, rispettivamente definiti come sistemi "Individual First" e "Team First".

Questi sistemi sono efficaci finché vengono utilizzati all'interno di in un perimetro ristretto. Per capire il motivo possiamo fare un parallelo con il mondo dei trasporti.

Pensate all'automobile come un mezzo "Individual First". Se ci fossero solo poche auto a circolare l'automobile risulterebbe un mezzo rapido ed efficace. Nel momento in cui ci sono tanti proprietari di auto, si genera traffico e le automobili rimangono bloccate nel traffico stesso. Lo stesso avviene quando siamo in troppi ad inviare mail.

Lo stesso paragone può essere fatto con gli autobus, che possiamo associare ad un mezzo "Team First".  Un solo autobus a questo punto è sufficiente a portare un team di persone da una parte all'altra riducendo il numero di auto in circolazione. Ma se, dopo un po', si trovano troppi bus in circolazione, allora il problema si ripete. Basta immaginare cosa avviene nelle mete turistiche più gettonate dove si vedono file di autobus incolonnati. Lo stesso avviene quando si creano troppe chat di team da seguire.

Il problema dei sistemi "Individual First" e "Team First" è che si muovono sullo stesso piano, come avviene per i bus e per le auto che sono costrette a muoversi sul piano stradale.

SweetHive invece è un sistema di tipo "Organisation First",  essendo più simile ad un sistema di trasporti capillare e su più livelli come la metropolitana. Con la differenza che costruire nuove linee in questo caso è molto rapido e richiede solo qualche click.

Cosa rende SweetHive un sistema Organisation First?

Su SweetHive le informazioni non viaggiano sullo stesso piano ma su livelli diversi, proprio come le linee della metropolitana che si trovano a profondità diverse per ottenere una rete sempre più capillare.

Questo è reso possibile attraverso la creazione di "Alveari Digitali", ossia degli ambienti di comunicazione e collaborazione destinati alle organizzazioni. Questi ambienti sono strutturati in più livelli che vengono chiamati contesti.

Tutte le comunicazioni e le applicazioni fluiscono nell'Alveare Digitali unicamente attraverso i contesti.  

Cosa cambia per l'Utente?

Fino ad ora esistevano 2 categorie di utenti nelle organizzazioni: quelli sommersi dalle mail e quelli costretti ad inseguire tante chat (o thread).

Con SweetHive il panorama cambia, perché gli utenti si trovano a dover seguire un solo flusso di messaggi (1 solo thread), costituito a sua volta da messaggi che arrivano da diversi livelli (i contesti). Guardando questo flusso, si è in grado di comprendere tutto quello che sta accadendo e che riguarda il proprio ruolo nell'organizzazione.

Questo da un lato semplifica la vita, perché basta seguire un solo flusso di messaggi senza dover aprire tante chat o channel per riuscire a star dietro al susseguirsi degli eventi.

Dall'altro lato permette di essere molto operativi. Infatti, focalizzandosi su uno specifico contesto, questo flusso di messaggi si focalizza solo sul contenuto che riguarda il contesto in questione ed i suoi contesti contenuti ai livelli inferiori.

Questo meccanismo avviene non solo per i messaggi, ma anche per i file, i report, le immagini, i video, i task e quant'altro offerto dalla piattaforma e dalle integrazioni.

Il risultato per l'Organizzazione?

Ogni singolo utente ha un accesso molto più rapido alle informazioni ed è sempre informato su tutto ciò che lo riguarda in relazione al suo ruolo nell'organizzazione. Non soffre lo stress di dover gestire troppi dati, di essere in ritardo con le risposte, di non ricordare cosa doveva fare. Permette di non avere persone che non sono state informate correttamente, che si demotivano perché si focalizza l'Organizzazione intera su obbiettivi comuni.

Le persone acquisiscono un ruolo più attivo e modificano positivamente i loro comportamenti, creando un circolo virtuoso che trasforma le organizzazioni, rendendole molto più veloci, efficienti e vincenti.

E tutta questa produttività viene portata sullo smartphone degli utenti.

Inoltre SweetHive permette di integrare tanti tool e servizi specialistici, diventando un grande organismo digitale che "contestualizza" i dati e le funzionalità dei vari applicativi utilizzati dall'organizzazione stessa.

L' Alveare Digitale

Un alveare digitale è quindi un ambiente di collaborazione di SweetHive.
Come negli alveari reali, dove migliaia di individui collaborano guidati da meccanismi comuni, negli alveari digitali i membri di una qualsiasi organizzazione collaborano in modo efficiente, indipendentemente dalla dimensione dell'organizzazione in cui operano.

Poichè le persone sono molto diverse dalle api, SweetHive ha inventato alveari digitali pensati proprio per le persone.

Come funziona un alveare digitale?

Un alveare digitale è organizzato in tante celle, chiamate Contesti, che rappresentano gli argomenti oggetto di ogni attività di collaborazione.

Le celle di Contesto sono organizzate su più livelli e in modo gerarchico, come le cartelle dei file.

Per esempio una Scuola (Hive) è strutturata in Classi (i Contesti). A sua volta, nel contesto di ogni Classe, può esserci il contesto di ogni materia prevista dalla didattica.


Perché Contesti?

Nella vita quotidiana i nostri comportamenti sono determinati da dove ci troviamo, dalle persone intorno a noi, dalla situazione che si verifica in quel momento: in sintesi il contesto. 

Quello che spesso manca ai sistemi di messaggistica, ad esempio, è proprio la possibilità di dara un contesto alla comunicazione come, ad esempio, inserire tutti il corretto oggetto da attribuire ad una conversazione tramite mail. Oppure la possibilità di gestire molteplici argomenti di discussione nella stessa chat (evitando di moltiplicare il numero di chat da seguire). 

Si è deciso di chiamare "Contesti" le celle dell'Alveare Digitale, per dare maggiore attenzione al loro ruolo nel dare un significato ai dati che vi vengono inseriti al loro interno.

Come faccio a scrivere un messaggio?

Per compiere un'operazione all'interno di SweetHive bisogna entrare in un Alveare Digitale e selezionare un Contesto, tra quelli disponibili, che corrisponde all'argomento di cui si vuole parlare.

A questo punto devo decidere a quale gruppo, tra quelli abilitati in quel Contesto, scrivere il messaggio.

Questo significa che la propria organizzazione deve aver creato un Alveare Digitale ed aver invitato l'utente al suo interno, inserendolo nei Gruppi opportuni.

I Gruppi

Un pilastro fondamentale nella collaborazione è scrivere ad un Gruppo invece che ad un singolo.
Se, per esempio, uno studente deve scrivere qualcosa alla segreteria, il suo bisogno non è legato al nome della persona in Segreteria, ma dal ruolo che hanno le persone che lavorano in segreteria.

Nelle chat collaborative, tutte le persone della chat corrispondono con il gruppo. Il problema è che il gruppo viene messo sullo stesso piano dell'argomento trattato.

All'interno di SweetHive un gruppo, affinché possa condividere dei dati, deve essere abilitato su uno o più contesti proprio perché è li che i dati fluiscono e sono organizzati.

Dai Contesti al principio del Context Sharing

Arriviamo quindi al meccanismo che fa funzionare un Alveare Digitale come un vero alveare: quello che in SweetHive si chiama Context Sharing.

Il principio del Context Sharing è che il Contesto in cui si opera di volta in volta è determinato da tanti sottoContesti e da come questi sono condivisi (con quali Gruppi): un alunno frequenta una scuola (l'Hive) perché frequenta la Classe (il Contesto), con i suoi compagni (Gruppo degli allievi) ed i docenti (Gruppo dei docenti).

Nell'Alveare Digitale infatti i Contesti possono essere annidati ed organizzati gerarchicamente su più livelli.

Ma è semplice, non si rischia di perdere qualcosa?

Distinguiamo tra 3 ruoli: 

  1. chi costruisce e gestisce l'Hive (persone nel gruppo Admin), 
  2. chi è membro dell'Organizzazione (persone nei gruppi Member) 
  3. chi è un ospite (persone nei gruppi Guest).

Ad eccezione di chi deve imparare a gestire l'alveare (le persone nel gruppo Admin) tutti gli altri devono imparare a fare poche cose.

a. Leggere i messaggi

Dall'alto vedono tutto quello che avviene nei livelli più in basso, questo è un principio del Context Sharing, e questo permette di avere un solo flusso di messaggi (o thread da seguire). La messaggistica della pagina "SweetHive" è simile a quella di qualsiasi altro sistema.

Scendendo nel dettaglio dei Contesti gli utenti vedono invece solo quello che riguarda quel livello e quelli sottostanti.

b. Scrivere i messaggi

Prima di scrivere un messaggio bisogna decidere in quale contesto inserirlo e con quali gruppi condividerlo (tra quelli disponibili nel contesto)

b. Condividere un contenuto
Per condividere un contenuto (file, link, evento, task, report ecc.) è sufficiente allegarlo ad un messaggio.

Chi usa SweetHive?

SweetHive è usato da organizzazioni quali:

  • aziende di ogni tipo, dimensione e settore quali ospedali, fabbriche, aziende di servizi, reti di impresa, assicurazioni e banche
  • scuole di ogni tipo, dimensione quali scuole primarie, secondarie, università ed enti di formazione
  • associazioni di ogni tipo e dimensione, quali associazioni di categoria ed industriali, no profit, sindacati
  • enti e istituti pubblici e privati quali musei, fondazioni, enti governativi
  • condomini e piccole comunità

Infine, l'ecosistema di Cluster di SweetHive

Intorno a SweetHive crescono tanti servizi per venire incontro alle esigenze sempre più specifiche di tipologie diverse di organizzazioni.
I Cluster di SweetHive sono aggregati specializzati di questi servizi con la finalità di offrire nel modo più semplice e completo quei servizi di cui la tua organizzazione può avere bisogno.
Alcuni Cluster sono Marketplace specializzati, altri sono dei fornitori di servizi ed assistenza ad hoc.
Scopri il Cluster più adatto alla tua Organizzazione su SweetHive.com.

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